Prosedur Pelayanan PTSP Online

A. Tahap Pengajuan oleh Pemohon

1. Mengakses Formulir PTSP Online

• Pemohon membuka website PTSP Online Kemenag Kerinci.
• Pada menu PTSP Online, pemohon memilih tombol “Ajukan Permohonan”.
• Sistem menampilkan Form Pengajuan PTSP Online (seperti pada gambar).

2. Mengisi Formulir Pengajuan

• Pemohon wajib mengisi data berikut:
• Nomor Surat (jika ada)
• Diisi apabila permohonan membawa surat pengantar. Jika tidak ada, dapat dikosongkan.
• Tanggal Surat
• Diisi sesuai tanggal surat atau tanggal pengajuan.
• Nama Pemohon
• Diisi lengkap sesuai identitas.
• No. HP (WhatsApp)
• Wajib menggunakan nomor WA aktif untuk komunikasi dan pemberitahuan status.
• Asal Surat
• Contoh: Nama Instansi, Perorangan, Lembaga, Organisasi, dll.
• Perihal Permohonan
• Misal: Permohonan Rekomendasi Kegiatan, Permohonan Legalisasi, Permohonan Izin Operasional, Permohonan Konsultasi Dokumen, dll.
• Lampiran (PDF, maksimal 3 MB)
• Berupa berkas pendukung seperti: Surat pengantar / surat permohonan, Proposal, Scan KTP / dokumen identitas, Dokumen lain sesuai layanan

3. Mengirimkan Permohonan

• Pemohon menekan tombol “Kirim Permohonan”.
• Sistem otomatis menyimpan data ke menu Surat Masuk petugas.
• Sistem memberikan Nomor Registrasi Permohonan, yang akan digunakan pemohon untuk mengecek status dan mengunduh hasil.

B. Tahap Pemrosesan oleh Admin

1. Penerimaan Permohonan

• Admin membuka menu Surat Masuk pada dashboard admin PTSP.
• Sistem menampilkan daftar semua pengajuan baru dengan data lengkap sesuai form.

2. Verifikasi Kelengkapan Berkas

• Admin melakukan pemeriksaan terhadap:
• Kelengkapan data formulir
• Kejelasan perihal permohonan
• Kesesuaian dokumen lampiran
• Validitas nomor WA pemohon
• Kesesuaian jenis layanan
• Jika tidak lengkap → Admin menghubungi pemohon melalui WhatsApp.
• Jika lengkap → Admin mengubah status menjadi “Diproses”.

3. Pemrosesan Layanan

• Petugas teknis membuat dokumen layanan sesuai SOP layanan masing-masing (contoh: surat rekomendasi, surat balasan, surat keterangan, dsb.).
• Dokumen final ditandatangani oleh pejabat berwenang (basah atau elektronik).
• Setelah selesai, dokumen dibuat dalam format PDF siap unduh.

4. Pengunggahan Hasil Dokumen

• Admin masuk ke menu Surat Keluar.
• Admin mengunggah dokumen hasil layanan.
• Admin menghubungkan dokumen tersebut dengan Nomor Registrasi pemohon.
• Status permohonan diperbarui menjadi: “Selesai – Siap Diunduh”.

C. Tahap Pengambilan Hasil (Pemohon)

1. Mengecek Status dan Mengunduh Dokumen

• Pemohon membuka halaman PTSP Online.
• Pada kotak Cek Nomor Registrasi, masukkan Nomor Registrasi yang diberikan saat pengajuan.
• Sistem menampilkan: Status layanan
• Link Download Dokumen
• Pemohon menekan tombol download untuk mengunduh surat dalam format PDF.

2. Waktu Penyelesaian

• Disesuaikan dengan SOP layanan masing-masing (umumnya 1–3 hari kerja).
• Layanan yang memerlukan verifikasi khusus dapat memerlukan waktu tambahan.

3. Penanganan Kendala

• Jika file tidak bisa diunggah: pemohon diminta mengirim via WA untuk diverifikasi manual.
• Jika nomor WA tidak aktif: permohonan dapat tertunda.
• Jika dokumen tidak lengkap: admin menghubungi pemohon untuk perbaikan.

4. Output Layanan

• Dokumen resmi Kementerian Agama Kabupaten Kerinci dalam bentuk PDF yang dapat diunduh mandiri oleh pemohon.